Redacción de Hallazagos

Redacción de Hallazgos

Definición de hallazgo: Son debilidades o deficiencias de control interno detectadas por el auditor en el desarrollo de la auditoria, las cuales deben ser comunicados a los funcionarios de la entidad o área auditada, debido a que representan deficiencias importantes que podrían afectar de forma negativa el desarrollo normal de operaciones.

Hallazgo de auditoría: Resultado de la evaluación  de la evidencia de auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria.

Estructura  de un hallazgo

Título: Describe brevemente y de forma objetiva el asunto al que se refiere el hallazgo. Deberá expresar de forma concisa y precisa la situación encontrada.

Condición: Situaciones actuales encontradas, es decir la deficiencia detectada por el auditor. Comunica  los hechos que el auditor encontró y que indican que no se cumplió con las normas requeridas.

Criterio: Medidas o normas aplicables, es decir lo que debe ser, según la norma, ley o regulación aplicable. Comprende la norma o marco de referencia con la que se compara la condición.

Causa: Razones de la desviación, respecto a lo que se considera de porque sucedió. Dentro de las causas posibles identificadas pueden referirse las siguientes:

a.    Inadecuada segregación de funciones

b.    Normas internas inadecuadas o inexistentes

c.    Insuficiente capacitación del personal clave

d.    Falta de conocimiento a las normas

e.    Insuficiente supervisión de trabajo

f.     Inobservancia voluntaria de leyes o reglamentos

g.    Deshonestidad, descuido o negligencia de parte del personal

Efecto: Importancia relativa del asunto, haciendo énfasis en el impacto sobre lo que es y lo que debe ser, con las posibles consecuencia que se derivan del incumplimiento de los objetivos del control interno. Constituye el resultado adverso o potencial de la situación encontrada. Entre los posibles efectos están:

a.    Pérdida de ingresos

b.    Gastos indebidos

c.    Inefectividad en la realización del trabajo

d.    Pérdida de imagen o prestigio

Recomendación

Esta deberá elaborarse posteriormente de haber desarrollado los elementos anteriores.  La recomendación deberá ser viable, técnica y económica. Se deben considerar los siguientes aspectos al emitir una recomendación.

Clasificación de los hallazgos

Conforme: Cumplen con los requisitos

No conformidad

El hallazgo de auditoria es el resultado de comparar la evidencia de auditoria con los criterios de auditoria, si la evidencia no demuestra que se cumple con el criterio de auditoria es una no conformidad. Representa un incumplimiento a los requisitos, a la norma, ley o regulación aplicable

No conformidad mayor

La ausencia o incumplimiento de la implementación  y mantención de uno o más elementos obligatorios  del sistema, o una situación en que base a evidencia objetiva disponible, plantearía la existencia de dudas significativas sobre la calidad de lo que se provee.

           

No conformidad menor

Un hallazgo que indica una debilidad en el sistema, procedimientos registros o en la gestión de una actividad particular. Puede ser también una situación que en base a evidencias objetivas determinaría la existencia de dudas significativas en cuanto a la capacidad futura del sistema de alcanzar políticas y objetivos.

Correcta redacción de las no conformidades

Las no conformidades deberán registrarse y deberá contar con evidencia de auditoria que sustenten

a.    El problema

b.    La evidencia

c.    El requisito incumplido

Observación

Un hallazgo que merece la atención de la organización, pero que no requiere obligatoriamente una acción correctiva

Requisitos principales de un hallazgo

a.    Importancia relativa

b.    Basado en hechos y evidencias precisas

c.    Obrar con objetividad, equidad y realismo

d.    Convincente

Pasos a seguir en el desarrollo de los hallazgos.

1.    Identificar la condición o asuntos deficientes

2.    Identificar las líneas de autoridad y responsabilidad

3.    Determinar las causas de las deficiencias

4.    Comprobar si la deficiencia es un caso aislado o una condición muy difundida.

5.    Determinar los efectos negativos que produce la deficiencia

6.    Obtener comentarios de las personas interesadas.

Técnica de la confirmación

Consiste en la obtención de una comunicación escrita de un tercero independiente de la empresa examinada  y que se encuentra en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones del hecho económico y  de informar  válidamente  sobre la misma. 

Confirmaciones positiva: En la confirmación positiva se envía la solicitud de confirmación de saldo, esperando que contesten todas las personas titularizadas.

Confirmaciones negativas: Se envía confirmación de saldo, esperando que contesten las personas cuyo saldo no esté de acuerdo con el de la empresa.

Bibliografía

Victor V. Benavides Romero, Argus Soluciones Integrales S.A.S

Juan de Dios Araya Navarro, Ministerio de Seguridad Publica

Bernardo Soto Peñafiel, Confirmaciones externas, como evidencia de auditoriia, Socio de Auditoria de BBO Hernandez, Marron y Sia, S.C